DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO ESCRITÓRIO
- EContare
- 9 de dez. de 2019
- 2 min de leitura
Atualizado: 2 de jan. de 2020
Elaboramos um resumo dos documentos que devem ser enviados mensalmente ao escritório, caso tenha dúvidas, conte conosco.
Departamento Pessoal
Cartões de Pontos, atestados, livros de registros e todos os demais documentos para a elaboração da folha de pagamento. Prazo de envio: 1º dia de cada mês
Departamento Fiscal
As notas fiscais de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado e as de vendas e prestação de serviços, devem ser ordenadas e enviadas ou serão retiradas no início de cada mês, para registro e/ou classificação e posterior contabilização / devolução. Esse procedimento também se aplica aos arquivos digitais XML, que devem ser guardados pelo próprio cliente durante cinco anos, conforme legislação vigente. As empresas que utilizam sistemas eletrônicos para a impressão das suas notas fiscais devem enviar também formalmente, as notas fiscais canceladas em cada mês. Lembrando que o cancelamento de nota fiscal deve ser feito em 24 horas da emissão. Prazo de envio: 1º dia de cada mês
Departamento Contábil
Extratos bancários de contas-correntes, de aplicações financeiras, de contas garantidas, de empréstimos e de duplicatas descontadas: verificar a sequência da movimentação da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante ou solicitar um extrato mensal (pelo computador ou fax).
Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem; por exemplo: recebimento de duplicata, anexar cópia desta, devidamente quitada.
Aviso: anexar cópias das duplicatas de forma cronológica.
Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.
Contratos de seguros, empréstimos, financiamentos, etc.: enviar cópia do contrato.
Despesas com condução: usar o vale - despesas para cada item.
Despesas com refeições, combustível, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção, correios e outras pequenas despesas, 9 somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal, cupom fiscal (ECF) ou nota fiscal de serviços.
Recebimentos de duplicatas por caixa: anexar cópia da mesma, devidamente quitada, ao depósito ou anotar a data do recebimento no verso.
Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos.
Relatório de movimentação financeira para conciliação das contas bancárias com os lançamentos contábeis (sugerimos que o cliente exporte o seu extrato bancário para o formato XLS Excel e anote na frente de cada movimentação o destino do dinheiro recebido ou pago pela empresa)
OBSERVAÇÕES: Notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (sócios) não devem ser enviadas, pois não possuem valor contábil.
Prazo de envio: 5º dia de cada mês
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